CRM para pymes: compara funciones y prepara una prueba
Cómo definir las etapas de un pipeline de ventas en el CRM
Un pipeline resulta útil cuando cada etapa explica qué se ha comprobado y qué falta para avanzar. Este ejercicio propone cinco etapas y seis oportunidades para detectar registros sin evidencia o sin responsable antes de convertir la vista comercial en un informe.
Equipo de El Rankeador · Guía editorial con asistencia de IA · Revisada: 2026-10-09
Un caso ficticio para preparar tu prueba
La muestra es ficticia y contiene las etapas Nuevo, Cualificado, Propuesta, Ganada y Perdida. Los nombres y reglas son una propuesta editorial, no valores predeterminados de un CRM. Hay cuatro oportunidades abiertas y dos cerradas. OP-006 figura en Propuesta sin documento ni responsable: es una incidencia preparada para el ejercicio, no un error observado en un proveedor.
Descargar plantilla CSV del ejemplo
La plantilla reúne datos ficticios. Adapta campos, formato y referencias al producto y al entorno separado que vas a evaluar.
| Oportunidad | Etapa propuesta | Evidencia del caso | Siguiente acción | Responsable de prueba |
|---|---|---|---|---|
| OP-001 | Nuevo | Solicitud Demo 01 recibida | Llamada de evaluación | Comercial Demo A |
| OP-002 | Cualificado | Necesidad Demo 02 confirmada | Preparar propuesta | Comercial Demo A |
| OP-003 | Propuesta | Propuesta Demo P-003 enviada | Revisar respuesta | Comercial Demo B |
| OP-004 | Ganada | Aceptación Demo 04 registrada | Cerrada; entrega fuera de este pipeline | Comercial Demo A |
| OP-005 | Perdida | Motivo Demo 05: alcance incompatible | Cerrada; seguimiento sólo si se acuerda | Comercial Demo B |
| OP-006 | Propuesta | Sin propuesta registrada | Pendiente de corregir | Sin responsable |
Comprobaciones paso a paso
Escribe una regla de entrada para cada etapa
En este ejercicio, Nuevo requiere una solicitud; Cualificado, una necesidad confirmada; Propuesta, un documento enviado; Ganada, una aceptación; y Perdida, un motivo de cierre. Adapta estas reglas al proceso real antes de configurar la herramienta. Una fecha o un porcentaje no sustituyen la evidencia acordada.
Qué conservar: Cinco etapas con su condición de entrada y un ejemplo de evidencia.
Separa etapa, responsable y siguiente acción
Carga o prepara la muestra en un entorno de evaluación. Mantén un responsable por oportunidad y una siguiente acción para las abiertas. Las dos cerradas se revisan por su aceptación o motivo de pérdida; la entrega posterior puede pertenecer a otro proceso. No añadas una tarea comercial artificial sólo para completar una columna.
Qué conservar: Seis registros clasificados, con responsables y acciones coherentes con su estado.
Comprueba un avance y un cierre
Ensaya el paso de OP-002 a Propuesta con un documento ficticio enviado y registra el cambio. Prueba también el cierre de una copia de evaluación con aceptación o motivo, según el caso. Si el CRM permite reglas obligatorias, comprueba su alcance; si no, describe el control manual previsto.
Qué conservar: Evidencia del cambio y qué dato exige la herramienta o el procedimiento del equipo.
Resuelve la oportunidad preparada con errores
OP-006 no cumple la regla de Propuesta ni tiene responsable. Asígnala y reúne la evidencia que falta, o devuélvela a una etapa que sí puedas justificar. Conserva el motivo. No consideres comprobada una configuración porque las tarjetas se puedan mover.
Qué conservar: Corrección de OP-006, etapa final y motivo de la decisión.
Reconcílialo con el informe comercial
Antes de cambiar la muestra, confirma seis oportunidades: cuatro abiertas, una ganada y una perdida; dos están en Propuesta, aunque una exige corrección. Después de corregir, explica cualquier variación del recuento por etapas. La muestra no asigna probabilidades ni calcula una previsión de ingresos.
Qué conservar: Recuento inicial y final, con el mismo conjunto de oportunidades y los cambios explicados.
Resultado esperado del ejercicio
Estos puntos describen la referencia del caso ficticio y lo que debes comprobar. No son resultados medidos en un proveedor.
- La muestra inicial contiene seis oportunidades: cuatro abiertas, una ganada y una perdida.
- OP-006 es la única fila preparada que no cumple su regla de etapa y carece de responsable.
- OP-002 necesita una propuesta enviada para avanzar según las reglas del ejercicio.
- Ganada y Perdida se distinguen por la evidencia de cierre, sin tratar ambas como oportunidades abiertas.
- Los criterios y resultados se comprueban en tu entorno; no certifican un flujo predeterminado ni una previsión de un proveedor.
Documentación que puedes contrastar
Las siguientes afirmaciones proceden de las fichas revisadas. Sirven para identificar capacidades y condiciones del producto; el ejemplo y su protocolo son una propuesta editorial de El Rankeador.
Odoo CRM
Odoo CRM documenta un pipeline con etapas específicas por equipo y registro de motivos de pérdida.
Definir las etapas antes de importar datos y comprobar qué equipo ve cada oportunidad. · Comprobado: 2026-10-09 · Revisar antes de 2026-11-08
Odoo CRM documenta planificación de siguientes acciones y programación de reuniones desde oportunidades o clientes.
Ensayar responsables, fechas y permisos; confirmar las integraciones de calendario necesarias. · Comprobado: 2026-10-09 · Revisar antes de 2026-11-08
HubSpot CRM
HubSpot CRM documenta gestión de oportunidades y una vista del pipeline de ventas.
Definir etapas y responsables; comprobar las funciones de la edición elegida. · Comprobado: 2026-10-09 · Revisar antes de 2026-11-08
Continúa según lo que tengas pendiente
- Cómo comprobar un informe de ventas del CRM
Reconcílialo con un informe que distingue cantidades, importes y denominadores.
- Cómo comprobar los permisos de un CRM por usuario
Delimita qué cuentas pueden consultar o modificar las oportunidades del ejercicio.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas etapas debería tener mi CRM?
Empieza por los cambios que puedes explicar con una evidencia distinta y una acción útil. Las cinco etapas de esta muestra sirven para el ejercicio; no fijan un número ideal para todos los negocios. Si dos etapas no cambian la decisión ni el trabajo, revisa qué aportan.
¿Una oportunidad en Propuesta ya cuenta como ingreso?
En este ejercicio sigue abierta. La etapa indica que se ha enviado un documento, no que se haya aceptado ni cobrado. Define por separado cómo calcula el informe importes y previsiones; no deduzcas un ingreso realizado por la posición de la tarjeta.
Volver a comparar alternativas · Cómo se revisan las fuentes